PERANAN KANTOR MASA KINI DAN
MENDATANG
Shabrina Nuraulia
Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
Program Studi D3 Administrasi Bisnis
Dosen: Dra. Sholihati Amalia, S.Sos. M.Pd.
ABSTRACT
Role is an act or pattern of behavior conducted by any
individual, group, organization or a management because it has duties and
functions inherent in each of these characteristics in order to cope with a
case or problem that is happening. While the office is a place that is used to
run the Business Management of the job. Office in the present very important
role in the survival of a company becacuse the office can be a place of service
jobs are operative in order to in order to achieve the objectives of the
company is run, but it can also be used as a storage of various documents
vital, important or that are unusual although. However, now the office is not
so inexpensively than by still using the office as a central place to perform
office work. In the future will all be more practical because of the existence
of various technologies that will make us more comfortable in carrying out the
work. Now it has begun there are some companies that are not so require office
as a place to carry out the work, because all the office work is to be done at
home or in a place where the employees are or what we call – Virtual Office.
The virtual office can facilitate employees in carrying out the meeting with
superiors and with the client. This is already starting to look where the role
of the office that has begun to diminish to the organization being run.
Keywords : Role,
Office, The role of the present office, The role of the future office, Virtual
Office
ABSTRAK
Peranan merupakan tindakan atau pola tingkah laku yang
dilakukan oleh seseorang, sekelompok orang, organisasi ataupun suatu manajemen
karena memiliki tugas dan fungsi yang melekat pada masing-masing karakteristik
tersebut dalam rangka mengatasi suatu hal maupun permasalahan yang sedang
terjadi. Sementara kantor merupakan tempat yang digunakan untuk menjalankan
pekerjaan dari Manajemen Bisnis. Kantor di masa sekarang sangat berperan
penting dalam kelangsungan suatu perusahaan karena kantor bisa dijadikan tempat
pelayanan pekerjaan-pekerjaan yang operatif guna agar tercapainya tujuan dari
perusahaan yang dijalankan, selain itu juga bisa dijadikan sebagai tempat
penyimpanan berbagai dokumen-dokumen vital, penting maupun yang sifatnya biasa
sekalipun. Namun, kini kantor sudah tidak begitu di pandang penting dalam
menjalankan suatu pekerjaan, ini disebabkan sudah banyak cara yang lebih
efektif dengan biaya yang tidak mahal ketimbang dengan masih menggunakan kantor
sebagai pusat tempat untuk menjalankan pekerjaan kantor. Di masa yang akan
datang semua akan lebih serba praktis dikarenakan akan adanya berbagai
teknologi yang akan membuat kita menjadi lebih nyaman dalam menjalankan
pekerjaan. Sekarang-sekarang ini sudah mulai ada perusahaan yang tidak begitu
memerlukan kantor sebagai tempat untuk melaksanakan pekerjaan kantor karena
semua pekerjaan di kantor dapat dilakukan di rumah atau di tempat karyawan
berada yang kita sebut – Virtual Office. Virtual office dapat memfasilitasi
karyawan dalam melaksanakan pertemuan dengan atasan dan dengan klien. Hal ini
sudah terlihat di mana peran kantor yang sudah mulai berkurang dalam
menjalankan suatu organisasi.
Kata Kunci :
Peranan, Kantor, Peranan kantor masa kini, Peranan kantor masa mendatang,
Virtual office
PENDAHULUAN
Pada zaman sekarang, kantor memiliki
peran yang sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan. Karena kantor
merupakan tempat dimana kegiatan-kegiatan dari suatu perusahaan dilakukan secara
rutin. Kantor juga dapat berpengaruh besar terhadap jalannya suatu organisasi
guna memenuhi tujuan dari organisasi. Namun, di zaman modern ini peran kantor
dalam organisasi sedikit berkurang. Hal itu disebabkan dengan banyaknya
peralatan yang canggih yang lebih efektif dan praktis dalam penggunaannya dan
juga dapat menghemat biaya. Misalnya, aplikasi yang digunakan dalam kantor
seperti Scan Manager. Aplikasi tersebut dapat mempermudah dan meringankan
pegawai dalam melakukan kegiatan perkantoran. Di masa-masa yang sekarang ini
sudah banyak beberapa perusahaan yang menggunakan Virtual Office. Karena
virtual office dapat memberikan fasilitas-fasilitas dalam bekerja secara
praktis dengan dilakukannya baik di rumah maupun di tempat pegawai itu berada.
Fasilitas yang diberikan yaitu seperti penggunaan internet yang dihubungkan
pada laptop atau komputer. Seiring perkembangan zaman, peran kantor dalam
organisasi akan berkurang dan digantikan dengan sesuatu yang lebih modern.
Pengertian
Peranan
Menurut
(Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2007 : 845), peranan adalah bagian dari tugas
utama yang harus dilaksanakan. Adapun pengertian peranan menurut para ahli,
sebagai berikut:
·
Peranan
merupakan aspek dinamis kedudukan (status) apabila seseorang melaksanakan hak
dan kewajibannya maka ia menjalankan suatu peranan. (Soerjono Soekanto : 2002).
·
Peranan
(role) merupakan sesuatu yang mengandung hal-hal antara lain; bagian dari tugas
utama yang harus dilakukan oleh suatu manajemen, pola perilaku yang diharapkan
dapat menyertai suatu status, bagian suatu fungsi seseorang dalam kelompok atau
pranata, fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang
ada padanya dan fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat (Komarudin :
1994).
·
Peranan
merupakan tindakan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam
suatu peristiwa (Poerwadarminta 1995 : 751).
Dari beberapa
pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan merupakan tindakan atau
pola tingkah laku yang dilakukan oleh seseorang, sekelompok orang, organisasi
ataupun suatu manajemen karena memiliki tugas dan fungsi yang melekat pada
masing-masing karakteristik tersebut dalam rangka mengatasi suatu hal maupun
permasalahan yang sedang terjadi.
Pengertian Kantor
Kantor
Kantor berasal
dari bahasa Belanda "kantoor" dan sering dipadankan dengan kata
"office" dari bahasa Inggris. Mengenai pengertiannya, sejak lebih
dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan
pengertian "kantor" yang bisa berarti:
1.
Ruang
atau kamar kerja, atau ruang tulis;
2.
Markas,
atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan
aktivitas-aktivitas pokoknya;
3.
Biro
atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi;
4.
Instansi,
badan, jawatan, perusahaan.
Sedangkan dari
bahasa Inggris "office" bisa berarti:
1.
Kewajiban,
tugas, fungsi (duty, task, function);
2.
Jabatan
(tenure of official position);
3.
Markas
atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha
pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government
department, etc.);
4.
Jasa
pelayanan (service, kind help);
5.
Tugas
pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some
body's duty to do, work, and duties);
6.
Tempat,
gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building,
rooms, of business and clerical works).
Dari
berbagai pengertian kata "kantoor" dan "office" seperti yang
telah dijelaskan di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan kata
kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan
adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian
atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat
dirumuskan sebagai:
a.
Tempat
atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi;
b.
Proses
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian/penyampaian data/informasi.
Di
samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti
proses seperti di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan
kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan
yang bersifat manajerial dan fasilitatif.
Dari
uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat;
ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses,
ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga bisa dalam arti sarana,
ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang
manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi.
Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan,
alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebeler, orang-orang atau pegawai yang
menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.
Kantor
(dari bahasa Perancis “comptoir”) adalah sebutan untuk tempat yang digunakan
untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasa
hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.
Kantor sering dibagi kepada dua jenis, kantor yang terbesar dan terpenting
biasanya dijadikan Kantor Pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan
Kantor Cabang.
Pada
umumnya, kantor dikaitkan dengan tata usaha. Berikut ini akan dijelaskan
mengenai definisi kantor dari berbagai referensi guna mempermudah dalam
memahami kaitan antara kantor dan tata usaha. Referensi tersebut, diantaranya
yaitu :
·
Moekijat
(1997:3)
Kantor adalah setiap tempat yang biasanya
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apa pun juga
tempat tersebut mungkin diberikan.
·
Chaniago (2013)
Secara
etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang artinya: ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, kawatan instansi dan sebagainya. Dalam
bahasa Inggris “office” memiliki makna yang sama yaitu: tempat memberikan
pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Secara praktis kantor
merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan
dengan pelayanan berbagai keterangan diberikan pada yang membutuhkan.
·
Prajudi Atmosudirdjo (1982) dalam
Nuraida (2008)
Kantor
adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel, dan operasional
ketatausahaan, guna membantu pimpinan.
·
Nuraida (2008)
Kantor
adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tatausaha dimana terdapat
ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani
data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
sampai menyalurkan.
·
Kallaus dan Keeling (1991) dalam
Nuraida (2008)
Office is a
function, where interdependent systems of technology, procedures, and people
are at work to manage one of the firm’s most vital resources – information.
·
Priansa dan Garnida (2013)
Kata
kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan
dengan kata “office” dalam bahasa Inggris. Kantor juga dapat berarti
ruang kerja; ruang berkumpul; ruang dimana pengusaha beserta pegawainya
menjalankan aktivitas-aktivitas pekerjaannya; tempat kedudukan pimpinan suatu
administrasi; instansi, badan, jawatan, atau organisasi.
Dari
definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat
diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan sistem
antara orang, teknologi dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai
dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan hingga menyalurkannya. Dari berbagai definisi-definisi diatas dapat diambil
kesimpulan mengenai pengertian kantor yaitu dengan perkembangan yang pesat pada
bidang teknologi dewasa ini, kantor pun berkembang, ia bukan sekedar tempat,
melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang
kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan
pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.
Peranan Kantor masa Sekarang
Menurut Chaniago (2013) mengemukakan pendapatnya bahwa
kantor-kantor dewasa ini telah ditata demikian rupa, menggunakan teknologi yang
modern (computer, fax, internet, wireless) dan orang-orang kantor yang
professional untuk memberikan pelayanan pada semua pihak yang membutuhkan. Penampilan
orang kantor yang rapi dan sopan (dasi dan pakaian seragamnya) menambah citra
kantor itu menjadi pusat pelayanan informasi yang meyakinkan. Perubahan kantor
demikian terjadi karena semakin kompleknya tuntutan pekerjaan di kantor. Jika
dulu orang-orang kantor lebih cenderung dituntut untuk dapat memberikan
pelayanan pada intern organisasi (perusahaan) tetapi dewasa ini orang-orang
kantor juga harus memberikan pelayanan pada semua pihak dan lini organisasi (lower,
middle and top), pihak karyawan/pegawai dan masyarakat yang membutuhkan
informasi. Informasi/keterangan ini harus disajikan dengan akurasi yang tepat
dan cepat. Sudah tentu informasi yang boleh diberikan sesuai dengan kewenangan
masing-masing kantor. Lihatlah hampir semua kantor yang berfungsi sebagai
pengelolaan : manusia (Kantor Kepegawaian), barang (Kantor Perbekalan/Barang),
penjualan (Kantor Humas), dan lain sebagainya. Hampir semua organisasi memiliki
lebih dari satu kantor, dan hampir dipastikan semua organisasi informasinya
dikelola dari kantor. Bisa dikatakan sebuah organisasi yang formal tidak
mungkin bisa berjalan tanpa kantor dan kegiatan kantor dipastikan ada pada
setiap level organisasi.
Perkembangan akhir-akhir ini adanya tuntutan akan pelayanan yang harus
diberikan oleh orang-orang kantor semakin tinggi, akibatnya ruang lingkup
pekerjaan kantor pun semakin kompleks. Dengan semakin kompleksnya pekerjaan
kantor maka peranan manajemen kantor pun semakin berkembang, ini menuntut
optimalisasi penerapan fungsi-fungsi manajemen di kantor. Penerapan
fungsi-fungsi manajemen di kantor ini akan menghasilkan pelayanan yang optimal,
kualitas prima dengan biaya yang rendah dan efisien yang tinggi. Bila
sebaliknya (pelayanan yang dihasilkan berkualitas tinggi namun dengan biaya
yang tinggi) ini menunjukkan belum berhasilnya penerapan fungsi manajemen di
kantor itu.
Pada suatu organisasi/perusahaan mulai dari level atas (top) sampai
level bawah (lower) sudah pasti ada kantor dan kegiatan-kegiatan kantor.
Di antara satuan-satuan organisasi (unit-unit yang ada) pasti terjadi hubungan
kantor. Hubungan kantor dipakai oleh setiap unit organisasi dalam berkomunikasi
antar mereka baik komunikasi up ward (dari atas ke bawah), down ward
(dari bawah ke atas) maupun diagonal (komunikasi silang). Hubungan kantor
disini adalah kontak antara segenap satuan (unit-unit) organisasi satu sama
lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian
keterangan (informasi) dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksana
pekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya berwujud dalam bentuk surat,
formulir, salinan, kutipan, tembusan atau suatu macam warkat lainnya. Hubungan
kantor ini terjadi baik pada organisasi pemerintah, swasta, perseorangan
ataupun organisasi kemasyarakatan.
Secara umum menurut Chaniago (2013) kantor mempunyai beberapa peranan pokok.
Peranan itu diwujudkan dalam bentuk pelayanan pada semua pihak baik bersifat
operatif, komunikasi dan hubungan antar sesama. Beberapa peran kantor antara
lain :
v Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif kantor untuk mencapai
tujuan organisasi.
Menurut Chaniago (2013) pekerjaan
kantor yang bersifat operatif, yaitu pekerjaan kantor mulai dari mengumpulkan
informasi, mencatat, mengolah dan mendistribusikan informasi. Kegiatan ini
disebut juga dengan kegiatan tatausaha.
Menurut The Liang Gie (2000) dalam Chaniago mengelompokkan
pekerjaan kantor yang bersifat operatif (ketatausahaan) ke dalam 5 kelompok,
yaitu:
a.
Menghimpun, yaitu kegiatan mencari
dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan apabila diperlukan.
b.
Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan
dengan berbagai peralatan tulis, keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan
teknologi modern sekarang ini termasuk pula menjadikan keterangan-keterangan
yang bisa didengar oleh alat perekam suara, misalnya “pencatatan” pada pita
rekaman, Cassete Disk (CD).
c.
Mengolah, yaitu berbagai kegiatan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang
lebih berguna.
d.
Menggandakan, yaitu kegiatan
menyampaikan dengan berbagai alat dan cara dari satu pihak kepada pihak lain.
e.
Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh
keterangan-keterangan (warkat) dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
f.
Jika dilihat lebih jauh, pada umumnya
aktivitas kantor yang bersifat ketatausahaan (operatif) dapat dikelompokkan
atas 4 kegiatan:
1.
Pengumpulan, yaitu kegiatan
mengumpulkan berbagai keterangan (informasi) yang diperlukan organisasi/
perusahaan. Termasuk di sini adalah kegiatan menerima surat-surat, telepon,
faktur-faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan organisasi/ perusahaan.
2.
Pengolahan, adalah kegiatan
mengerjakan berbagai data, keterangan dan informasi yang ada menjadi informasi
yang lebih berguna. Termasuk kegiatan di sini adalah menyiapkan berbagai
dokumen-dokumen yang diperlukan organisasi, faktur-faktur, bahan-bahan rapat,
seminar, laporan dan sebagainya baik dalam bentuk visual maupun audio visual.
3.
Pendistribusian, meliputi
penggandaan berbagai kegiatan dan menyampaikannya pada yang berhak. Penyampaian
dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan.
4.
Penyimpanan, yaitu kegiatan
mengamankan dan mengurangi (memusnahkan) berbagai dokumen-dokumen yang ada
dengan cara, alat dan metode tertentu. Termasuk di sini adalah pembuatan ke dalam
audio visual, kegiatan kearsipan dan lain sebagainya.
v Membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan
menyediakan keterangan-keterangan (informasi).
Pengarsipan dokumen-dokumen yang
telah disimpan dalam kantor akan sangat dibutuhkan disaat pimpinan membuat
suatu keputusan dalam rangka memajukan perusahaan agar tercapainya tujuan dari
perusahaan tersebut. Dalam pengambilan keputusan itu sendiri tidak semata-mata
apa yang ingin pimpinan melainkan dengan adanya pertimbangan-pertimbangan
berdasarkan keterangan-keterangan (informasi) yang tersedia di kantor, jadi
kantor berperan sebagai penyedia informasi.
v Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi
karena fungsinya sebagai pusat ingatan.
Setiap karyawan/pegawai tidak akan
ingat dengan semua dokumen-dokumen yang ada dalam perusahaan. Itu karena kodrat
manusia yang selalu lupa dan tidak sempurna, dengan adanya kantor sebagai
tempat menyimpan dokumen-dokumen perusahaan baik dokumen vital, penting maupun
dokumen yang sifatnya biasa saja, itu merupakan salah satu peranan dari kantor
yaitu sebagai pusat ingatan yang berupa dokumen dalam bentuk kertas maupun record.
v Memberikan informasi sesuai wewenangnya.
Peranan ini merupakan salah satu hal
yang terpenting dalam suatu organisasi, karena kantor merupakan suatu tempat
bekerja, menyimpan dan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh para pekerja.
Saat informasi dibutuhkan maka peranan kantor mulai berperan yaitu memberikan
informasi, akan tetapi sesuai wewenang orang yang membutuhkan informasi tersebut.
Sedangkan peranan kantor menurut Gie
(1992) adalah setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam
suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Hal ini telah ditegaskan
oleh Littlefield dan Peterson dalam Gie (1992) sebagai berikut :
“Every
job in organization today has some office or paper work aspects. In most jobs,
these aspects are only incidental to the activity of chief concern, which may
be production, sales, finance, purchasing, personnel, engineering, or one of
many other. The paperwork aspects must be managed nevertheless.”
(Setiap pekerjaan dalam suatu
organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan
kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat
saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan,
pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.
Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.)
Selanjutnya kantor dalam tatausaha
dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja
dalam suatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tak terpisahkan
dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Tokoh pelopor Office
Management Amerika Serikat, Coleman Maze juga menegaskan dalam Gie (1992) bahwa
hal ini dengan kata-kata yang berikut :
“The
office was once considered as nothing more than the focal point of internal and
external communication, capable only of dispatching a few letters upon occasion
and of preparing records of no practical value. The present tendency,
fortunately, is to view the office as a living, vital organism. It lives as a
centralized, service rendering unit. It is accepted as a full partner in the
productive efforts of modern business. Without the office, factory wheels do
not turn and the sale of goods or services is not possible.”
(Kantor dulu dianggap tidak lebih
dari pada titik temu dari tata hubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampu
kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak
mempunyai nilai praktis. Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang
kantor itu sebagai jasad hidup yang sangat penting. Kantor ini hidup sebagai
satuan terpusat yang memberikan pelayanan. Ini diterima sebagai suatu sekutu
penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern. Tanpa kantor
tatausaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barang-barang atau
jasa-jasa tidaklah mungkin).
Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan
dalam suatu organisasi mana pun tentu dilaksanakan yang mencakup kantor.
Lalu Gie (1992) menjelaskan peranan
kantor dalam garis besarnya mempunyai 3 peranan pokok, yaitu sebagai berikut :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan dari suatu organisasi.
Menurut Geoffrey dan Oliber Standingford (1982) dalam
Chaniago (2013) mengelompokan 8 pekerjaan kantor yang bersifat operatif
(ketatausahaan) yaitu:
a.
Menulis. Semua pekerjaan tulis
menulis, termasuk membuat dokumen/warkat yang asli
b. Membaca. Kegiatan membaca setiap informasi dan data
(keterangan-keterangan) yang masuk
c. Menyalin. Kegiatan menempel, memperbanyak dan menggandakan.
d. Menghitung. Kegiatan menambah, mengurangi termasuk
mengalikan dan membagi.
e. Membandingkan. Melakukan pengecekan pada keterangan,
dokumen-dokumen yang ada.
f.
Memilahkan. Kegiatan
menggolongkan/mengelompokkan dan menyatukan keterangan-keterangan/dokumen.
g. Menyimpan dan menyusun indeks.
h. Melakukan komunikasi. Kegiatan pelayanan
informasi/keterangan, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
Peranan kantor untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi
tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan juga disebut oleh Terry yaitu ;
“Office management can be defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it
so as to achieve the predetermined objectives. It deals with the life cycle of
vusiness information and data from their creation through their maintenance,
distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if obsolete”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakannya dahulu. Ini bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui
pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya jika memiliki nilai tetap atau
pemusnahannya jika usang.)
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan
Tatausaha mempunyai peranan
melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya
karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Banyak instansi pemerintah
atau badan swasta dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatannya tidak melakukan
pencatatan-pencatatan yang cermat atau memelihara dokumen-dokumen yang lengkap,
padahal keterangan-keterangan itu penting sekali untuk bahan penilaian atau
penyusunan program bagi perkembangan organisasi tersebut. Dengan gelapnya pusat
ingatan dan sumber dokumen itu, maka sulitlah pula kehidupan suatu organisasi
apabila memerlukan suatu keterangan atau warkat.
Lebih jelas lagi mengenai peranan pokok dari kantor telah ditegaskan
lagi oleh Littlefield dan Peterson dalam Gie (1992) sebagai berikut :
“Office work is not at all comparable to the function of
production, sales, finance, engineering, purchasing, personel, or other
functions that may be necessary in any given organization. Instead, it is a
process, or a group of processes, necessaru fo carrying out each of these
functions. Its special contribution is that of providing infoemation needed in
performing each of them.”
(Pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan
dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian,
kepegawaian atau fungsi-fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam suatu
organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok
proses yang diperlukan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi
tersebut. Sumbangannya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan
dalam melakukan salah satu fungsi itu.)
Adapun pendapat lain tentang kantor
sekarang yang dijelaskan oleh Moekijat (1975), menerangkan bahwa kantor
sekarang telah menjadi dewasa. Kantor menyelenggarakan kegiatan yang luas dan
penting sekali bagi tiap perusahaan.
Dari banyak definisi diatas mengenai
peranan kantor di era sekarang dapat kita ringkas bahwa sekarang ini kantor
sangat berperan penting dalam kelangsungan suatu perusahaan. Dikatakan penting
karena kantor bisa dijadikan tempat pelayanan pekerjaan-pekerjaan yang operatif
guna agar tercapainya tujuan dari perusahaan yang dijalankan, selain itu juga
bisa dijadikan sebagai tempat penyimpanan berbagai dokumen-dokumen vital,
penting maupun yang sifatnya biasa sekalipun. Karena peranannya sebagai pusat
ingatan dalam perusahaan, kantor menyediakan suatu wadah untuk dokumen-dokumen
perusahaan lalu jika dibutuhkan oleh para pihak yang berkepentingan dapat
disajikan sesuai apa yang dibutuhkan. Dikarenakan dokumen-dokumen yang
diarsipkan adalah dokumen yang memiliki nilai guna bagi suatu perusahaan, itu
sangat membantu sekali kepada pimpinan dalam pembuatan keputusan demi
kelangsungan dari perusahaan yang dijalankan.
Peranan Kantor Masa Mendatang
Dengan semakin berkembangnya zaman, kini kantor sudah tidak
begitu dipandang penting dalam menjalankan suatu pekerjaan, ini disebabkan
sudah banyak cara yang lebih efektif dengan biaya yang tidak mahal ketimbang
dengan masih menggunakan kantor sebagai pusat tempat untuk menjalankan
pekerjaan kantor. Di zaman yang akan datang semua akan lebih serba praktis
dikarenakan akan adanya berbagai teknologi yang akan membuat kita menjadi lebih
nyaman dalam menjalankan pekerjaan. Seperti contoh kemudahan yang ada di masa
sekarang yaitu handphone (HP) dan laptop.
Handphone
(HP) dan laptop sekarang ini sudah bisa mencakup semua teknologi canggih yang
ada, seperti kamera, radio, perekam suara, telepon, mengirim pesan, mengirm
email, dan lain-lain alat teknologi. Saat ini teknologi tersebut sudah bisa
menyediakan berbagai aplikasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang kita
butuhkan. Hanya dengan teknologi itu, semua pekerjaan kantor bisa diselesaiakan
dimana saja dan kapan saja sesuai yang kita inginkan. Disamping peranan kantor
yang sudah tidak begitu memiliki peranan yang penting, kantor juga sudah tidak
perlu lagi menyimpan informasi-informasi secara manual, melainkan secara
elektronik. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan untuk menyimpan
keterangan-keterangan (informasi) yaitu Scan Manager. Aplikasi ini dapat
membantu kita dalam menyimpan dokumen-dokumen secara elektronik, jadi sudah
tidak perlu lagi menyimpan dokumen-dokumen secara fisik.
Untuk kedepannya pasti lebih banyak lagi kecanggihan-kecanggihan yang
ditawarkan guna untuk menunjang pekerjaan organisasi kita. Sekarang-sekarang
ini sudah mulai ada perusahaan yang menggunakan aplikasi yang bisa disebut
canggih dalam melakukan komunikasi secara jarak jauh. Aplikasi itu adalah Virtual
Office.
Menurut Yuniarto (2013) virtual office
atau kantor virtual mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro
dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan
seseorang dapat bekerja dari rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing
digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya diperkenalkan istilah
telecomutting karena terlihat sebagai cara yang tepat untuk mendeskripsikan
cara karyawan dapat “ulang-alik” atau commute ke tempat kerja secara
elektronik.
Keuntungan Menggunakan Virtual Office
Menurut Priansa (2013) keuntungan menggunakan virtual office atau kantor virtual adalah:
1.
Pengurangan Biaya Fasilitas
Organisasi
tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai
bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2.
Pengurangan Biaya Peralatan
Daripada
menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai telecommuter dapat berbagi
perabotan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagi sumber daya.
3.
Jaringan Komunikasi Formal
Karena
telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan
komunikasi mendapat perhatian yang lebih. Dalam pengaturan kantor tradisional,
sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan.
Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan
komunikasi yang lebih baik dibandingkan jika semua pegawai bekerja di lokasi
tetap.
4.
Pengurangan Penghentian Kerja
Bila
badai salju, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke
tempat kerja, kegiatan organisasi dapat terhenti. Namun dengan kantor virtual,
sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
5.
Kontribusi Sosial
Kantor
virtual memungkinkan organisasi memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak
memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan
anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Karena itu, kantor virtual memungkinkan
organisasi menunjukkan tanggung jawab sosialnya.
Kerugian Menggunakan Virtual Office
Priansa dan Garnida (2013) mengatakan
bahwa terdapat beberapa kerugian dalam menggunakan virtual office
atau kantor maya, yaitu:
1.
Rasa tidak memiliki
Jika
pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan
perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2.
Takut kehilangan pekerjaan
Karena
pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasi, pegawai mudah menganggap
bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan
komputer yang modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin
menjadi korban “pemecatan elektronik”.
3.
Semangat kerja yang rendah
Sejumlah
faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama
adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung
dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah bahwa telecommuter
bergaji lebih rendah dibandingkan karyawan tetap.
4.
Ketegangan keluarga
Bila
ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri dari pekerjaan
untuk beberapa jam. Ketegangan dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap
pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Jika inovasi dan kekreativitasan ini terus dikembangkan,
maka beberapa tahun lagi atau dimasa yang akan datang hampir semua bahkan
seluruh pekerjaan manusia bisa dilakukan dengan jarak jauh tanpa harus bertemu.
Semua itu bukan tidak mungkin jika orang-orang yang ada di dunia ini terus
berusaha untuk memajukan dunia kita tercinta. Karena semakin bertambahnya
tahun, ilmu-ilmu yang diajarkan akan lebih canggih dan lebih maju dari pada
sekarang ini.
KESIMPULAN
Dari semua paparan yang telah dijelaskan diatas, dapat
diambil kesimpulan bahwa peranan kantor di masa sekarang masih menggunakan
tempat untuk mengerjakan pekerjaan kantor, selain itu masih banyak karyawan
yang menganggap bekerja itu harus datang ke kantor. Tapi semakin berkembangnya
teknologi dari masa ke masa, peranan kantor yang sebagai tempat bertemunya para
pegawai dalam melakukan pekerjaan, kini sudah tidak lagi berperan penting dalam
organisasi. Karena sekarang ini untuk melakukan pekerjaan atau rapat bisa
melalui teknologi canggih seperti handphone. Dan juga sudah banyak
aplikasi-aplikasi yang menyediakan fasilitas untuk melakukan rapat secara
online, contohnya dengan menggunakan Skype,
atau cara seperti ini biasa disebut dengan Virtual
Office. Jadi untuk masa yang akan datang, kantor sudah tidak begitu penting
lagi dalam suatu organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung:
Akbar Limas Perkasa
Eko. 2013. “Pengertian Peranan”. http://www.ras-eko.com/2013/05/pengertian-peranan.html. [2 April 2016]
Gie, The Liang. 1992. Administrasi Perkantoran Modern.
Yogyakarta: Liberty
Gie, The Liang.
2006. Administrasi Perkantoran Modern,
Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty
Moekijat. 1975. Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju
Moekijat. 1975. Tata Laksana Kantor. Bandung: CV Mandar Maju
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta: Kanisius
Priansa, Garnida. 2013. Manajemen
Perkantoran. Bandung: ALFABETA
Winardi, SE. 1990. Manajemen
Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar Maju
Yuniarto, Saiful Rahman. 2013. “Virtual Office: Materi Virtual Office”. http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Materi-11-Virtual-Office.pdf. [6 April 2016]
